Confidentialité

Notissime assure la sous-traitance des différents services de production et de gestion des offices notariaux et notamment :

1. Saisie d’informations dans le système informatique de l’office notarial
2. Rédaction des actes
3. Réalisation des formalités
4. Etudes fiscales (Impôt sur la plus-value, …)

A cette occasion, les offices notariaux sont amenés à communiquer des savoir-faire, informations et documents confidentiels, dont ils souhaitent garantir la confidentialité.

De la même façon, les offices notariaux sont tenus de respecter et de faire respecter un strict secret professionnel par leurs collaborateurs au sens large du terme ce qui englobe donc aussi les collaborateurs de Notissime .

Pour mémoire, le secret professionnel est ainsi défini à l’article 3.4  et 20 du Règlement national – Règlement inter-cours[1] :

« Le secret professionnel du notaire est général et absolu.

Confident nécessaire de ses clients, le notaire est tenu au secret professionnel dans les conditions prévues par le Code pénal ou toutes dispositions législatives ou réglementaires.

Ce secret couvre tout ce qui a été porté à la connaissance du notaire dans l’exercice de ses fonctions.

Le notaire doit veiller à ce que tous ses collaborateurs soient instruits que cette obligation est aussi la leur et qu’ils la respectent ».

Notissime  s’engage à utiliser les Informations Confidentielles qui lui sont communiquées par les offices notariaux conformément aux objectifs fixés par l’office notarial, sauf accord préalable et écrit de l’office notarial titulaire des Informations Confidentielles pour une autre utilisation.

Notissime  s’engage à observer et faire observer la plus stricte confidentialité à l’égard des Informations Confidentielles, et à prendre toutes mesures nécessaires pour en préserver la confidentialité, à l’égard notamment de son personnel permanent ou temporaire.

Notissime  convient que la présente clause représente pour lui un caractère substantiel.

A cet effet,  Notissime  s’engage à :

• ce que les Informations Confidentielles soient protégées et gardées confidentielles ;
• ce que les Informations Confidentielles reçues soient traitées avec le même degré de précaution et de protection que celui accordé à ses propres Informations Confidentielles ;
• ne pas utiliser les Informations Confidentielles dans un but autre que la mise en place et/ou l’exécution du travail confié par l’office notarial ;
• ne révéler les Informations Confidentielles qu’aux membres de son personnel impliqués dans la mise en place et/ou l’exécution du travail confié ;
• ne révéler les Informations Confidentielles aux tiers impliqués dans la mise en place et/ou l’exécution du travail confié qu’après avoir sollicité l’accord écrit, exprès et préalable de l’office notarial ;
• prendre toutes les dispositions nécessaires pour que tous les membres de son personnel et tous les tiers impliqués dans la mise en place et/ou l’exécution du travail confié, qui auront communication d’Informations Confidentielles, s’engagent par acte séparé, avant toute communication, à traiter les Informations avec le même degré de confidentialité que celui résultant du présent contrat. Sur simple demande écrite de l’office notarial, Notissime fournira la preuve de la conclusion d’un tel engagement auprès du ou des personnels concernés.
• signaler le caractère confidentiel des Informations Confidentielles aux membres de son personnel et à tous les tiers impliqués dans la mise en place et/ou l’exécution du travail confié, dès la communication de ces Informations ;
• rappeler le caractère confidentiel des Informations Confidentielles avant toute réunion au cours de laquelle des Informations Confidentielles seront communiquées ;
• maintenir les formules de copyright, de confidentialité, d’interdiction de copie, ou toutes autres mentions de propriété ou de confidentialité, figurant sur les différents éléments communiqués, qu’il s’agisse des originaux ou des copies.

En outre,  Notissime  s’interdit :

• toute divulgation quelle qu’elle soit, à quelque tiers que ce soit, des Informations Confidentielles, sauf accord écrit exprès et préalable de l’office notarial ;
• d’utiliser et/ou d’exploiter en tout ou en partie les Informations Confidentielles à d’autres fins que la mise en place et/ou l’exécution du travail confié ;
• d’effectuer des copies, reproductions ou duplications de tout ou partie des Informations Confidentielles, sauf accord écrit exprès et préalable de l’office notarial ;

Notissime  se porte-fort du respect des présents engagements par toute personne, physique ou morale, à laquelle elle aurait communiqué les Informations Confidentielles.

Notissime  reconnait que toutes les Informations Confidentielles, sans aucune exception, ont un caractère secret au sens donné par l’article 226-13 du Code pénal qui punit d’un an d’emprisonnement et de 15 000 euros d’amende la révélation d’une information à caractère secret.

Notissime  et l’ensemble de ses collaborateurs s’engagent à respecter le strict secret professionnel général et absolu applicable aux notaires tel que défini à l’article 3.4 et 20 du Règlement national – Règlement inter-cours[1].

Chaque collaborateur de Notissime  a signé le présent engagement. Une copie de tous les engagements est mise à disposition de l’office notarial.

[1] Règlement national/Règlement inter-cours approuvé par arrêté de Madame la Garde des Sceaux, Ministre de la Justice en date du 22 juillet 2014 (JO du 1^er août 2014).